电子劳动合同来了

文/丁寅  汤挺岳

　　“小张，我已经把你的劳动合同发送到你的手机上，请核对里面的关键信息，确认无误后在手机上电子签名就可以了。”国网浙江宁波供电公司人资部专责王刚在电话里对新员工张小冬说。

　　放下电话，张小冬用手机登录电子合同门户，核对个人信息后点击“确认”键，便完成了劳动合同签订工作。“原本以为签合同都要去人资部面签，现在用手机就能完成，真是太方便了。”张小冬说。

　　按照国家电网有限公司的统一部署，自2017年开始，国网浙江省电力有限公司积极探索研究开展劳动合同管理新模式试点，创建劳动合同电子化契约管理模式，提升劳动合同签订仪式感，增强员工契约意识，助推企业人资管理向数字化转型。该项目已于2018年12月21日通过公司项目组验收，取得了阶段性成果。

　　实现电子化契约管理

　　自2008年《劳动合同法》实施以来，在公司的指导下，国网浙江电力结合实际，相继制定了《劳动合同书》《劳动合同变更书》等示范文本及相关管理制度，对企业的劳动合同签订、续签、变更、中止、解除等均提出了规范要求。但是，随着企业不断发展，在实际操作过程中，仍存在着不可忽视的管理短板和用工法律风险。

　　宁波供电公司人资部副主任张颖告诉笔者，由于历史的原因，过去劳动合同都是手工操作，相关资料的保存不完备，资料丢失的情况比较多，发生劳动关系处理时甚至会出现长达10余年后员工仍然追索权利和资料的情况。

　　另外，对于大型企业而言，纸质劳动合同的签署一直是人力资源管理的难点之一。一方面各单位合同签订、续签、变更等标准和流程不统一，另一方面由于企业员工数量多，地域分布广，找员工逐一面签效率极低，且后续纸质合同的查询和保管也十分繁琐。

　　根据公司“三项制度”改革工作的安排，也为适应现代企业管理的需求，加快推进人资管理的智能化、数字化已迫在眉睫。2017年年初，国网浙江电力以宁波供电公司为劳动合同电子化试点建设单位，利用电子签章等技术手段，开发应用劳动合同签订、续签、变更、解除和终止等环节的在线处理功能，实现劳动合同全过程电子化管控。

　　所谓劳动合同电子化管理，就是充分运用现有信息电子技术，实现员工劳动合同在线处理、无纸化管理和提升劳动合同业务处理效率的一种有效手段。

　　按照国网浙江电力劳动合同电子化管理的要求，宁波供电公司劳动合同签订人员范围主要针对长期在职员工。合同类型包括固定期限合同和无固定期限合同两大类。

　　电子合同基于公司SG-UAP平台开发，与ERP-HR集中部署，集成了招聘平台、短信平台、协同办公平台等系统应用，能对劳动合同管理业务、处理流程及合同模板等进行有效规范，涵盖劳动合同书、试用期协议书、岗位变更协议书、专项培训协议书、竞业限制协议书、退二线人员岗位协议书、中止劳动合同协议书、解除劳动合同通知书、证明书、协议书等9项业务流程及21个相关附件。员工可通过智能电子签名交互终端或手机APP进行电子签约，还能查询、下载本人劳动合同及相关协议。

　　提升全过程管控效率

　　“您的劳动合同将于2018年5月1日到期，请及时登录劳动合同电子化平台确认劳动合同信息，并完成合同续签工作。”3月15日，宁海县供电公司客户服务中心专责刘佩佩的手机上收到了这样一条短信。

　　原来，刘佩佩的合同到期了，碰巧赶上她在外地参加培训。为了及时完成合同续签工作，在征求她本人意见后，宁海县供电公司人资部将电子劳动合同发至她手机上，几分钟后刘佩佩便完成了合同续签工作。

　　作为试点单位，宁波供电公司一方面对首次订立劳动合同的员工采用集中签约的方式，各单位在新进员工入职教育时举行签订劳动合同仪式；另一方面对每年劳动合同期满人员采取定向联系方式开展合同签订工作。

　　“劳动合同电子化网上签约平台建立后，劳动合同过程管控力度得到有效加强，通过劳动合同到期、签约等自主提醒功能，员工所在单位和上级单位，都可通过系统查阅劳动合同全生命周期的管理过程和效果。同时，也提醒员工登录电子合同门户完成签约工作，不仅提升了工作效率，也解决了因劳动合同签约不及时带来的法律风险。”宁海县供电公司人资部专责王龙介绍说。

　　与此同时，在劳动合同电子化签订的过程中，针对员工提供的各种疑问，宁波供电公司人资部安排专人进行答疑解释，如合同类型、岗位信息、职责要求等，让员工明白自己的责任和权利，进一步增强企业和员工双方的契约意识。

　　陈鑫在宁波供电公司变电检修室已工作了四年。在劳动合同签订现场，他对着手机一脸迟疑：“为什么赵师傅签的是无固定期限合同，而我的是固定期限合同呢？”宁波供电公司人资部有关人员耐心讲解了两种合同的区别及要求，陈鑫才恍然大悟，“原来是我年限不够啊”。

　　此外，国网浙江电力每年举办不少于2次的全系统的人力资源管理培训，邀请系统内外专家授课，着力提升人力资源管理人员的履职能力。

　　国网浙江电力人资部计划组织处副处长孟磊告诉笔者，随着电子合同加快应用，不仅提升了企业人力资源管理的效率和水平，也大大降低了企业纸质签约和异地签约的成本。

　　“实现劳动合同电子化契约管理模式后，业务流程统一规范，合同管理在线化闭环，劳动合同和劳动关系处理的相关资料均实现无纸化管理，不仅可以避免纸质合同存放时可能出现的损毁、丢失等引发的劳动纠纷或争议，每年还能节省近5000多万张纸张，为企业节省成本近亿元。”孟磊说。

　　今年，国网浙江电力将在优化劳动合同电子化平台功能的基础上，在全省推进劳动合同网上签约。此外，公司已计划在国网山东、山西、安徽、重庆、甘肃电力以及南瑞集团等7家单位开展试点，进一步扩大劳动合同在线管理的应用范围，助推人资管理数字化。